Der E-Mail-Knigge

Die Kommunika­tion über E-Mails unterliegt be­stimmten Regeln und Konven­tionen, die im uni­versitären Kontext vor allem der Ordnung in vollen Post­fächern und dem respekt­vollen Umgang dienen. E-Mails sind zwar in sekunden­schnelle verschickt, sollten sich aber dennoch an der klassischen Brief­post in Sachen For­mulierung orientieren.
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Die Anrede

„Hallo“ oder „Guten Tag“ sind An­reden für Freunde und Freundinnen, aber nicht für Dozierende.

Im Regel­fall beginnt man eine E-Mail mit „Sehr geehrte/-r Frau/ Herr“ danach folgt der Name des Dozierenden mit dem dazu­gehörigen Titel. Dafür steht vor dem Namen entweder Dr. oder der/die aus­geschriebene/-r Professor/-in.

Es kann ebenfalls sein, dass Dozierende eine nicht-binäre Anrede bevor­zugen. Dann solltest du auf gender­spezifische Anreden wie „Herr“ und „Frau“ verzichten. Wenn du unsicher bist, kannst du auch bei der An­sprache das * (Sternchen) oder das _ (Gap) Zeichen benutzen, z. B. Kim* Müller.

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Der Betreff

Die Betreff-Zeile muss ausgefüllt sein. Am besten so konkret wie möglich. Du musst dir vorstellen, dass Professoren*innen und wissen­schaftliche Mitarbeiter*innen mitunter hunderte E-Mails pro Woche erhalten. Deshalb schreibe stichwort­artig direkt in den Betreff, worum es geht und auch welchem Seminar deine Frage zugeordnet ist. Das gleiche gilt für Krank­meldungen. Es ist höflich, sich für Seminare ab­zumelden (nicht für Vor­lesungen in der Regel!). Wenn du das tust, achte darauf zu schreiben welches Seminar du besuchst!

Also nicht: „Frage zum Seminar“ sondern „Frage SoSe mkt411. Präsentation Körperbilder, Gruppen­arbeit Müller und Schneider“

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Die Schlussformel

In der Regel wird die erste E-Mail an Dozierende mit der Formulierung „Mit freundlichen Grüßen“ ab­geschlossen. Sollte sich der E-Mail-Verkehr wieder­holen, sind auch Abschlüsse wie „Viele Grüße“ oder „Beste Grüße“ höflich. Richte dich nach der antwortenden Person und passe deinen Stil an.

Dateien versenden

Dateien werden häufig über E-Mails aus­getauscht und auch dabei kann man Miss­verständnisse gut umgehen, indem man sich an einige Regeln hält: Abgaben müssen einen genauen Datei­namen haben. Kein Dozierender behält den Über­blick wenn er oder sie 30 mal die Datei „Abgabe Haus­arbeit“ erhält. Am besten beschriftet man eine Datei nach dem Muster: „Nach­name_Haus­arbeit_Seminar­kurztitel“ oder ähnliche Varianten.

Außerdem sollte man beachten, dass schriftliche Arbeiten am besten im PDF-Format ver­sendet werden, um Kompatibilitäts­probleme zwischen unter­schiedlichen Word-Versionen und Betriebs­systemen zu ver­meiden.

Größere Dateien (beispielsweise ein Video als Projekt­arbeit) können via der Uni-Cloud aus­getauscht werden. Lehrende erhalten dann einen Link in deiner E-Mail, der auf die Datei verweist.

Wenn man also im E-Mail-Verkehr einige Regeln einhält, macht man es beiden Seiten leichter zu kommunizieren. Der oder die Dozierende hat einen besseren Über­blick und spart Zeit und du machst einen pro­fessionellen und ge­wissenhaften Eindruck. Davon kannst du wieder profitieren, da dir eine schnelle und konkrete Antwort gewiss ist.
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